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インボイス制度によって、今後の請求書業務の課題が大きくなりました。
普段の仕事も忙しいのに、インボイス制度に適した請求書の発行や管理をこれまで以上に厳密に行わなければなりません。
これまで無料テンプレートで請求書作成→自分のPCに保存・管理していた人も、インボイス制度の開始を機にクラウドサービスを使うべきか悩んでいるかと思います。
この記事ではインボイス制度についてフリーランスが押さえておくべきポイントを説明した上で、
これまで通り請求書を自分で作成・管理すべきか、クラウドサービスを使うべきかを詳しく解説します。
一長一短な面がありますが、クラウドサービスによる業務効率化も視野に入れて検討してみてください。
インボイス制度は、2023年10月1日から開始される複数税率に対応した消費税仕入税額控除にかかわる制度です。
請求書を受け取った取引先が仕入税額控除を受けるためには、適格請求書発行事業者が交付する適格請求書（インボイス）が必要になります。
請求書の保管義務も強化されるため、請求書の作成及び管理の負担が増加することが、現実的には大きな課題になっています。
インボイス制度開始にあたって、自分は対象者か？対象者になるべきか？悩んでいる人も多いと思う。
適格請求書の発行や保管、預かり消費税の納税の負担が増えるからね。
インボイス制度は、消費税の課税事業者はすべて対象になります。
しかし、フリーランスの場合には免税事業者として届出を提出している場合があるでしょう。
免税事業者の場合には適格請求書発行事業者になることはできず、インボイス制度の対象外となります。
課税期間の基準期間における課税売上高が、1,000万円以下の場合には免税事業者になり、消費税を納税せずに済みます。
利益を増やすには免税事業者に該当する間は届出を提出するのが合理的でしょう。
基準期間は個人事業者では前々年なので、起業してから少なくとも2年間は免税事業者になれます。
ただし、あくまで免税事業者になるかどうかは、事業者側の判断で届出をして認めてもらう仕組みです。
フリーランスを始めてから利益が出ていない状況だったとしても、課税事業者になることはできます。
参考1：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6501.htm
参考2：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6531.htm
免税事業者のフリーランスにとっては、あえて課税事業者になってインボイス制度に対応する必要がないと考えるのももっともなことです。
しかし、インボイス制度に対応しなかった場合には、案件獲得が難しくなるリスクがあります。
今まで契約を継続していた取引先からも契約終了の相談を受ける可能性がゼロではありません。
適格請求書を交付してもらえないと取引先は消費税仕入税額控除を適用できなくなり、税金の負担が大きくなるからです。
既存の取引先とは交渉次第で、信頼を得ているならそのまま契約を継続できる可能性があります。
しかし、新規取引先の獲得ではインボイス制度に対応していないとネガティブに捉えられてしまうので注意が必要です。
これまで免税事業者の方でも、企業との取引が多い場合は課税事業者になる選択肢もあるわね。
インボイス制度に対応してないから取引してもらえなくなるってのは、嫌だから検討する必要があるね。
インボイスの作成を自分でおこなう場合には、以下のような流れで進めるのが一般的です。
- インボイス対応のテンプレートを用意する
- 必要な項目を取捨選択する
- 項目を記入する
- 管理表に集計する
適格請求書発行事業者として要件を満たすインボイスを作成するためには、以下の項目を含まなければなりません。
・請求先
・請求元と登録番号
・取引年月日
・取引内容
・税率ごとに区分した合計額と適用税率
・税率ごとに区分した消費税の金額
請求書には他にも請求書番号や請求日、支払い期日などの内容の記載も必要です。
請求書はテンプレートを利用すると、自分で作成するのが比較的簡単です。
不要な項目は削除し、必要な項目を追加してカスタマイズしましょう。そして、請求内容などの必要項目をすべて記入すれば請求書を作れます。
請求書の管理表を作成して、どの取引先にいつどの請求書番号の請求書を送ったか、入金されたのか、といったことを管理することも大切です。
このような集計管理をすることで、取引先が多くなっても請求漏れのリスクを減らすことができます。
ExcelやWordでいちから自分で作るより、テンプレートを利用する方が楽だね。
請求書は自分でエクセルなどを使用して作っても問題ありません。自分で請求書を作る方法には以下のようなメリットがあります。
- 料金がかからない
- カスタマイズして効率化できる
- オフラインでも作業できる
外部ソフトを使用するのと違って、余計な料金がかからないのが最も大きなメリットでしょう。
請求書のフォーマットもカスタマイズが可能で、マクロを組んで管理表への入力を自動化することも可能です。
エクセルのスキルがある人は、自分でやった方が効率の良いシステムを作れるでしょう。
請求書は自分で作ろうとするとデメリットも生じるので注意しましょう。自分でエクセルなどを使って請求書を作成すると、以下のようなデメリットがあります。
- 入力や送付の手間がかかる
- ミスのチェックが必要
- 請求先が多いと管理の負担が大きい
自分で作って管理しようとすると、請求書の作成や送付の手間がかかります。
入力ミスや誤送などのトラブルが起こらないように丁寧にチェックしなければなりません。
請求先が多いと作成を忘れてしまうこともあり得るので、管理方法の検討が不可欠です。
自分のPC内で電子帳簿保存法に対応した請求書管理をするのは、面倒そうだし不安かも。
請求書の発行や管理に時間をかけたくない、不安があるという人はクラウドサービスの活用がオススメです。
請求書は自分で作らずに、クラウドサービスを利用するのがおすすめです。
特にインボイス制度に対応する場合には、作成も管理もまとめておこなえるという魅力があります。
クラウド請求書サービスを利用するメリットは、以下のようにたくさんあるので検討してみてください。
- 会計ソフトと合わせて一元管理できる
- 電子帳簿保存法に対応した請求書管理
- 請求書の自動送付ができる
- 入力ミスのリスクが減る
- 無料で使えるサービスもある
クラウド請求書サービスは会計ソフトの機能も搭載されていて、日々の会計や経理の処理からすべて一元化できます。
請求額は請求書の自動送付をして記録を残すことも可能です。
請求額の入力ミスや、請求先への送付ミスなども自動化によって減らせます。
毎月の発行枚数に制限はありますが、クラウド請求書には無料のサービスもあります。気軽に導入できるのも魅力です。
請求書の作成に有用なクラウドサービスはたくさんあります。
ここからは、インボイス対応でフリーランスの人におすすめのクラウド請求書サービスを3つ厳選して紹介します。
Misocaは会計ソフト「弥生会計」で有名な弥生株式会社の請求書・見積書・納品書に特化した管理・請求業務効率化のためのクラウドサービスです。
Misocaは機能制限なしで毎月10通まで無料で請求書の作成ができます。
郵送やFAXなどのサービスの活用や、電話によるサポートなどを利用するには有料プランへの申し込みが必要です。
MisocaはクラウドサービスのレビューサービスITreviewのユーザーレビューに基づく評価から、「ITreview Grid Award 2023 Summer」の請求書作成・見積書作成カテゴリにおいて「Leader」受賞しています。
顧客満足度が高くて人気のある請求書クラウドサービスです。
freee株式会社は、クラウド会計ソフトfreee会計と請求書に特化したfreee請求書のクラウドサービスを提供しています。
freeeは会計ソフトとの機能連携をしているfreee請求書を独立して利用することができて、無料で請求書作成が可能です。
freee会計のデータを利用して請求書を作成することも可能ですが、freee請求書とは違ってfreee会計は少なくともスタータープラン（980円/月～）に加入して使用することになります。
確定申告書の作成や銀行口座・クレジットカードの同期にも対応している会計ソフトなので、請求書業務と合わせて会計業務も効率化する目的で導入するのもおすすめです。
マネーフォワードクラウドは、株式会社マネーフォワードが運営している法人・個人事業主向けの管理部門の効率化サービスです。
一機能としてマネーフォワード請求書が搭載されています。
マネーフォワードクラウドは請求書・見積書・納品書・領収書の作成だけでなく、基本的な会計ソフトの機能や、確定申告書の作成機能などを兼ね備えています。
勤怠管理、給与管理、年末調整、マイナンバー管理、電子契約などの機能も従量料金制で利用可能です。
マネーフォワードは、従業員を雇って管理したいといったケースでも利用しやすいサービスです。
最後に3つのクラウド請求書サービスを比較してみましょう。最小プランで比較すると以下のように違いがあります。
Misocaやfreee請求書は、無料で利用できるのが魅力です。特にMisocaは一括送信にも対応しているので効率を上げやすいでしょう。
月間10通までしか請求書を作成できないことに目をつぶることができれば、Misocaが便利と言えます。
ただ、freee会計やマネーフォワードなら会計ソフトの機能も兼ね備えていて、確定申告なども効率的にできるメリットがあります。
請求書だけで良いのか、他の業務も効率化したいのかをよく考えて、コストパフォーマンスの高いサービスを選びましょう。
月に発行する請求書の枚数が少なければ、Misocaの無料プランで問題ないと思います！コスト削減になります。
会計ソフトもまとめて使いたい場合は、freee会計かマネーフォワードが良さそうだね。
クラウドソーシングサイトを利用しない場合は、仕事を受けて納品する度に自分で請求書を発行することになります。
インボイス制度に対応するかどうかは、今の取引先との関係や、新規案件獲得の必要性を加味して慎重に考えましょう。
インボイス制度に対応する場合には、請求書の記載項目の要件が多くなり、管理の手間もかかります。
請求書を自分で作るよりもクラウド請求書サービスを利用して作成も管理もおこなえるようにするのがおすすめです。
クラウド会計ソフトを兼ねているサービスもあるので、この機会に確定申告などの会計業務も効率化したい人は併せて導入することを検討しましょう。
